Canon uniFLOW

Wer intelligente Software für das Printmanagement sucht oder eine Softwareplattform benötigt, mit der sich die Arbeitsabläufe rund um Multifunktionssysteme optimieren lassen, ist mit Canon uniFLOW bestens beraten. uniFLOW ist eine modulare Printmanagementsoftware zur Verschlankung und Optimierung der Workflows in Unternehmen, Einrichtungen sowie Behörden und übernimmt die Erfassung, Steuerung und Abrechnung aller Druck-, Scan- und Kopierprozesse in Ihrem Büro auf intelligente Weise – und das sogar standortübergreifend. Die uniFLOW Software für noch besseres Printmanagement hilft Ihnen dabei, die verschiedenen Funktionen von Multifunktionssystemen perfekt aufeinander abzustimmen und in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Damit bietet Canon eine Lösung, mit der sich nicht nur Kommunikation und Arbeitsweise effizienter gestalten sowie die Produktivität steigern lassen, sondern mit der auch Kosten gesenkt werden können.

Da uniFLOW modular aufgebaut und in die Hardware Ihrer Canon Multifunktionssysteme integriert bzw. auch mit Modellen anderer Hersteller kompatibel ist, kann das System ganz nach Ihren Anforderungen zusammengestellt werden. Auch eine gemischte Druckerflotte kann damit optimal verwaltet werden! Sämtliche Vorgänge werden kontrolliert, sodass Administratoren nur ein einziges System mit Benutzerkonten und einer Datenbank verwalten müssen. Canon uniFLOW ist außerdem besonders anwenderfreundlich: Die Anwender können durch einen einfachen Anmeldevorgang die ihnen zugeordneten Funktionen nutzen und werden über die intuitive Benutzeroberfläche Schritt für Schritt durch alle Abläufe geführt. Da uniFLOW außerdem alle Benutzeraktivitäten verfolgt und kontrolliert, ist mit dieser Printmanagement-Software auch die volle Nutzungs- und Kostenkontrolle gewährleistet.

Canon uniFLOW unterstützt über alle Endgeräte und Plattformen hinweg sowie in mobilen Arbeitsumgebungen – das zentrale Management der Druckinfrastruktur bleibt dabei natürlich erhalten. Dank Apple AirPrint Zertifizierung profitieren auch iPad-, iPhone- und Mac-Nutzer von den Funktionen dieser modularen Softwarelösung. Auch der Gastdruck ist mit uniFLOW möglich. Druckaufträge können von beliebigen Endgeräten aus an eine bereitgestellte Mailadresse geschickt werden, die von uniFLOW überwacht wird. Erkennt die Software die Absender-Adresse als Mitarbeiter, so landet der Druckjob in seiner persönlichen Warteschlange. Gäste erhalten per Mail einen PIN-Code zur Freischaltung eines Multifunktionssystems. Die Gastfunktionen können individuell konfiguriert werden. Nach erfolgter Authentifizierung sieht der Gast ausschließlich seinen Druckjob und kann auch nur diesen ausdrucken. Überall und jederzeit produktiv und effizient arbeiten? Drucken und Scannen vom Mobilgerät aus? Mit uniFLOW eine Selbstverständlichkeit! Sicherheitsstandards werden dabei natürlich nicht vernachlässigt.

Herstellerunabhängiger Universal-Druckertreiber

Ganz egal, mit welchem Modell von welchem Hersteller Sie uniFLOW nutzen möchten, es gibt nur einen einzigen Treiber, der für sämtliche Drucker und Multifunktionssysteme nutzbar ist. Diese Technik ist weltweit durch über 20 Patente geschützt. Der übersichtliche und sehr einfach zu bedienende Treiber zeigt dem User alle Funktionen und Einstellungen auf einer Seite an. Für die IT reduziert sich der Verwaltungsaufwand auf ein Minimum, da nur noch ein einziger Treiber gepflegt werden muss. Das im Treiber angezeigte uniFLOW-Logo kann durch ihr Logo ersetzt werden. Mit dem herstellerunabhängigen Universal-Druckertreiber können Sie auf Netzwerkdruckern jeglicher Art drucken und dabei immer denselben Treiber verwenden. Das FollowMe-Drucken wird mittels microMIND sogar an Einzelplatzdruckern realisiert. Wenn das Gerät über ein kleines Display verfügt, können sogar die Jobs ausgewählt werden – ansonsten werden alle Jobs aus einer Warteschlange gedruckt.

Mit der herstellerunabhängigen Release-Station erweitern wir den Multi-Brand Support. Durch das direkt am System befestigte Touchscreen-Terminal mit integriertem Kartenleser bekommen Sie Zugang zu Ihrer persönlichen Warteschlange. Es bietet Ihnen die Möglichkeit zur Registrierung neuer Authentifizierungskarten oder erlaubt es Gästen, von mobilen Geräten aus zu drucken und über die Release-Station abzurufen. Die Release-Station kann an jedes netzwerkfähige Multifunktionssystem angeschlossen werden – egal von welchem Hersteller!

Secure Printing: Sicherheit & Kosteneinsparungen

Vertrauliche Dokumente verlangen besondere Maßnahmen. Dank Secure Printing-Modul von uniFLOW lässt sich auch Vertrauliches bedenkenlos an sämtliche Netzwerkdrucker des Systems senden, denn der Auftrag wird erst ausgedruckt, sobald sich der Auftraggeber persönlich am Drucker ausgewiesen hat. Aufträge können standortunabhängig mit jedem in das System integrierte Gerät an die gesicherte Warteschlange gesendet werden. Der Benutzer kann am System per PIN, Benutzername und Kennwort, Magnetstreifen-, Smart- oder Transponderkarte identifiziert werden und nach Identifikation die Aufträge direkt auf dem Bildschirm des Multifunktionssystems auswählen. Die Druckeinstellungen und Endverarbeitungsoptionen können vor dem Druck noch einmal geändert werden, der Auftrag kann mittels Tastendruck gelöscht werden – und das alles unter Wahrung von Diskretion und Vertraulichkeit.

Ein schöner Nebeneffekt des gesicherten Druckens mit uniFLOW: Kosten für einen zusätzlichen Arbeitsplatzdrucker für Vertrauliches fallen gar nicht erst an und auch Toner und Papier lassen sich damit einsparen. Das Secure Printing-Modul schiebt vergessenen Druckaufträgen, die für viel Altpapier und einen hohen Tonerverbrauch sorgen, einen Riegel vor. Jeder Druckauftrag, den der Benutzer innerhalb einer bestimmten Frist nicht am Drucksystem ausgelöst hat, wird automatisch gelöscht und in der Datenbank als Einsparung verbucht.

Im Standard werden Druckjobs für zusätzliche Dokumentensicherheit verschlüsselt. uniFLOW nutzt hier den Standard AES-256, welcher auch beim Online-Banking eingesetzt wird. Mit der Komprimierungsmethode „zlib“ werden im Standard Druckjobs komprimiert, um die Netzwerkbelastung zu reduzieren.

Advanced Scanning & Scan to Fax mit uniFLOW

uniFLOW ist die intelligente Nahtstelle zwischen dem Multifunktionssystem und nachgelagerten Systemen. Scans werden damit nicht einfach nur als Bilddatei z.B. an E-Mail-Adressen oder Ordner weitergeleitet, sondern deren Inhalte auch extrahiert. Zum Beispiel kann uniFLOW mittels Texterkennung (OCR) gescannte Dokumente in 137 verschiedenen Sprachen lesbar machen. Diese durchsuchbaren Scans können mühelos in Dokumentenmanagementsysteme eingebunden und über eine Schlagwortsuche wiedergefunden werden. Die hohe Komprimierung sorgt dafür, dass die Dateigröße auf einen Bruchteil schrumpft. Der E-Mail-Versand von Scans wird dadurch erleichtert und der Server spürbar entlastet. Übrigens, die Verkleinerung der Datei hat keinen Einfluss auf die Qualität – der Scan ist so gut wie das Original.

Alle Dokumente werden vom Multifunktionssystem als Image zusammen mit der Faxnummer zum kompatiblen Faxserver gesendet. Dieser übernimmt dann den Faxversand. Somit werden keine Faxkarten, keine analogen Nebenstellen und keine Faxdosen mehr benötigt.

Der Administrator kann für jeden Dokumententyp (z.B. Rechnungen) spezifische Arbeitsabläufe festlegen. Diese können entweder manuell vom Benutzer oder automatisiert von uniFLOW ausgeführt werden, nachdem die Softwarelösung den Dokumententypen erkannt hat.

Anwenderspezifische Workflows lassen sich auf MEAP-fähige Multifunktionssysteme übertragen, d.h. es ist unerheblich, welches System zum Scannen genutzt wird – die Abläufe bleiben die gleichen. Im Rahmen solcher Workflows kann der Benutzer verpflichtet werden, am Multifunktionssystem Informationen wie Zielordner, E-Mail-Adressen, Speicherort im Dokumentenmanagementsystem oder Indexdaten/Schlagwörter einzugeben. Auch lassen sich solche Indexdaten über eine Text- oder Barcode-Erkennung selbsttätig aus dem Scan herausfiltern. Zum Beispiel können Kundennummern automatisch ausgelesen werden, sobald eine Vorlage als Dokumententyp „Rechnung“ verarbeitet und ans Dokumentenmanagementsystem weitergeleitet wird.

Accounting & Controlling mit uniFLOW

Wer Kosten senken will, muss wissen, wo sie anfallen. Unternehmen brauchen Klarheit darüber, welche Abteilungen am meisten drucken, um möglicher Verschwendung Einhalt zu gebieten. Das Accountingmodul von uniFLOW registriert herstellerübergreifend alle Druck- und Kopierprozesse auf den Netzwerkdruckern und speichert diese Informationen in einer Datenbank für spätere Auswertungen. Den Druckern können bis zu 4 Preisprofile zugewiesen werden, um es z.B. dem Controlling zu ermöglichen, interne sowie externe Kosten zu verfolgen. In Firmen, Kanzleien oder Architekturbüros, die ihren Kunden die angefallenen Druckkosten in Rechnung stellen, können die Benutzer veranlasst werden, beim Drucken oder Kopieren die jeweilige Kostenstelle auszuwählen.

uniFLOW enthält über 40 standardisierte Dokumentations- und Auswertungsschemata. Diese Vielfalt ermöglicht es, das Datenmaterial genau auf die Art darzustellen, wie es Ihr Administrator oder Ihre Finanzabteilung wünscht. Auswertungen können sogar terminiert werden, d.h. sie werden in festen Zyklen erstellt und automatisch an die Zuständigen per E-Mail verschickt. Die Daten können dabei in einer Vielzahl von Formaten exportiert werden, sodass die Einbindung in bestehende Abrechnungs- und Buchhaltungssysteme reine Formsache ist. Neue maßgeschneiderte Reports können mit Crystal Reports® geschrieben und unmittelbar in uniFLOW eingespeist werden, um die Reportingmöglichkeiten zu erweitern und Ihren unternehmensspezifischen Anforderungen gerecht zu werden. Das Statistikmodul enthält außerdem Auswertungen, die aufzeigen, welche Einsparungen dank uniFLOW erzielt wurden.