Sind unsere Kopierkosten marktgerecht? So prüfen Sie Ihren Vertrag
Ob Ihre Kopierkosten marktgerecht sind, lässt sich nicht an einem einzelnen Klickpreis ablesen. Entscheidend ist die Summe aus Grundgebühr, Klickpreisen für Schwarzweiß und Farbe, Verbrauchsmaterial, Servicepauschalen und allem, was separat berechnet wird. Erst wenn diese Positionen auf die tatsächlich gedruckten Seiten umgelegt sind, haben Sie eine Zahl, die sich vergleichen lässt.
Die Positionen, aus denen sich Ihre Druckkosten zusammensetzen
- Gerätekosten – Kauf, Leasingrate oder Miete
- Grundgebühr des Servicevertrags, oft mit einem Freivolumen
- Klickpreis je Seite, getrennt nach Schwarzweiß und Farbe
- Verbrauchsmaterial – im Klickpreis enthalten oder separat berechnet
- Anfahrt- und Arbeitszeitpauschalen bei Störungen
- Interner Aufwand – die Zeit, die Ihre IT und Ihr Einkauf tatsächlich mit Druckern verbringen
Der letzte Punkt taucht auf keiner Rechnung auf und ist trotzdem oft der größte. Wer im Monat mehrere Stunden mit Tonerbestellungen, Treiberproblemen und Störungsmeldungen verbringt, zahlt das mit Arbeitszeit.
Der Rechenweg in drei Schritten
Erstens: Ziehen Sie die Zählerstände aller Geräte für die letzten zwölf Monate. Getrennt nach Schwarzweiß und Farbe. Das ergibt Ihr reales Volumen.
Zweitens: Addieren Sie alle Rechnungen der letzten zwölf Monate, die mit Drucken zu tun haben – auch die, die nicht vom Kopiererlieferanten kommen. Toner für Arbeitsplatzdrucker aus dem Bürobedarf gehört dazu.
Drittens: Teilen Sie die Gesamtkosten durch die Gesamtseiten. Das Ergebnis ist Ihr echter Preis pro Seite – und der ist fast immer höher als der Klickpreis im Vertrag.
Warum wir Ihnen hier keine Vergleichszahl nennen
Sie finden im Netz Angebote mit konkreten Cent-Beträgen pro Seite. Solche Zahlen sind ohne Kontext wertlos: Sie sagen nichts darüber, welches Volumen zugrunde liegt, welche Deckung im Klickpreis enthalten ist, ob Ersatzteile und Anfahrten eingeschlossen sind und welche Reaktionszeit zugesichert wird. Wir arbeiten deshalb nicht mit Pauschalpreisen von der Stange, sondern kalkulieren gegen Ihre tatsächlichen Zahlen. Das ist unbequemer, aber es ist die einzige Grundlage, auf der ein Vergleich trägt.
Wo sich meistens etwas bewegen lässt
In der Praxis liegen die größten Hebel selten beim Klickpreis, sondern bei der Gerätestruktur: zu viele kleine Arbeitsplatzdrucker mit teurem Verbrauchsmaterial, eine Geräteklasse zu groß eingekauft, Farbdruck ohne Notwendigkeit als Standardeinstellung. Wer diese drei Punkte angeht, verändert die Kostenbasis stärker als jede Nachverhandlung um Zehntelcent.
Häufige Fragen
Was kostet eine gedruckte Seite im Unternehmen?
Das hängt von Geräteklasse, Volumen, Farbanteil und Servicelevel ab und lässt sich nicht seriös pauschal beziffern. Sinnvoll ist, den eigenen Ist-Wert zu berechnen: alle druckbezogenen Kosten eines Jahres geteilt durch alle gedruckten Seiten.
Warum ist unser echter Seitenpreis höher als der Klickpreis?
Weil im Klickpreis meist nur ein Teil der Kosten steckt. Grundgebühren, separat berechnetes Verbrauchsmaterial, Anfahrtspauschalen und der interne Aufwand kommen hinzu.
Wie kommen wir an unsere Zählerstände?
Canon Systeme zeigen sie am Display an und übermitteln sie bei aktiviertem eMaintenance automatisch. Ihr bisheriger Dienstleister sollte sie Ihnen auf Anfrage ebenfalls liefern.
Lohnt sich eine Nachverhandlung beim bestehenden Anbieter?
Manchmal – vor allem wenn das Volumen deutlich gesunken ist. Der Vergleich mit einem Alternativangebot verschafft dabei eine bessere Verhandlungsposition.
Sie haben eine konkrete Situation?
Wir sehen uns Ihre Zahlen an und sagen ehrlich, was sinnvoll ist – auch wenn die Antwort lautet, dass Sie erst einmal nichts ändern sollten. Telefon 0541 122077-0, E-Mail info@brg-os.de. brg büro reform GmbH & Co. KG, Canon Business Center für Münster/Osnabrück.