Sind Sie dieses Motto leid, dann ist ein Dokumenten-Management-System (DMS) das Richtige für Sie.
Hand auf’s Herz: Kennen auch Sie die tägliche und zum Teil langwierige Dokumentensuche? Und sind einige Ihrer Unterlagen bis heute spurlos verschwunden?
Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie Unternehmensdokumente mit einem DMS besser handhaben (Dokumente schnell und einfach scannen und indizieren, dadurch zügiger Informationsfluss, kurze Suchzeiten und eine revisionssichere Archivierung) und dabei noch Kosten einsparen können. Viel Freude beim Lesen dieses Artikels.
Die Folgen der Informationsflut – das passiert beim klassischen Umgang mit Dokumenten
Sie spüren selbst, dass die Handhabung der immer größer werdenden Menge an Dokumenten aufwendig ist. Nicht selten fehlt es an einheitlichen Ablagestrukturen, wodurch Teams den Überblick darüber verlieren, welche Dateien aktuell, in Bearbeitung oder gar nicht mehr relevant sind. Ablageort, Dokumentenname, Versionierung und Bearbeitungsstatus sollten in entsprechenden Prozessen definiert werden, was jedoch selten der Fall ist. Denn vielen Unternehmen ist nicht klar, dass eine unprofessionelle Verwaltung der Informationen hohe Kosten verursacht. Denn jede Minute, in der ein Mitarbeiter nach einem Dokument sucht, kostet bares Geld – und nicht zuletzt viele Nerven. Kann ein Mitarbeiter beispielsweise die erforderliche Auskunft nicht ad-hoc finden, so wirkt sich dies negativ auf die Kundenbeziehung aus, was wiederrum die Motivation aller Beteiligten beeinträchtigt. Wollen Sie das?
Quelle: http://www.atdata.de/fileadmin/benutzerdaten/atdata-de/pdf/dokumentenmanagement/Whitepaper_DMS-Leitfaden.pdf S.4
So gelingt Dokumentenmanagement
Unsere Empfehlung: Hören Sie auf, Dokumente als einzelne Informationsträger zu betrachten und schauen Sie auf das große Ganze. Die Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung der Unternehmensdateien steht heutzutage im unmittelbaren Zusammenhang mit Ihren Geschäftsprozessen. Demnach müssen Unterlagen, egal welcher Abteilungen und Arbeitsbereiche zusammengeführt und stets aktualisiert werden. Es gibt wahrlich keinen Grund, vor der Implementierung eines professionellen Dokumenten-Management-Systems (DMS) zurückzuschrecken. Im Gegenteil. Sie können sich über beschleunigte Arbeitsabläufe, die gesteigerte Wirtschaftlichkeit und eine höhere Qualität freuen. Dabei ist nicht die Größe Ihres Unternehmens entscheidend, sondern Art und Umfang der Dokumente sowie alle Arbeitsabläufe, die damit in Verbindung stehen.
Quelle: http://www.atdata.de/fileadmin/benutzerdaten/atdata-de/pdf/dokumentenmanagement/Whitepaper_DMS-Leitfaden.pdf S.22
Uns ist bewusst, dass das Dokumentenmanagement eine funktions-, abteilungs- und standortübergreifende Herausforderung darstellt. Wir helfen Ihnen, diese zu meistern!
Passende Scanner für den Einzelplatz oder die Abteilung berücksichtigen wir ebenfalls für die optimale Vorbereitung ihres DMS.
Therefore ist DAS Dokumenten-Management-System (DMS)
Mit Therefore wurde eine Business Software geschaffen, mit der Sie die Vorteile eines DMS genießen können:
- Zügiger Informationsfluss
- Kurze Suchzeiten
- Revisionssichere Archivierung
- v.m.
Kurzum: Therefore ist wie ein elektronischer Aktenschrank, der Ihre Firmeninformationen enthält. Ob Geschäftsberichte, Lieferscheine oder kritische Dokumente wie Rechnungen – über eine universelle Schnittstelle können all diese Unterlagen strukturiert gespeichert und wiedergefunden werden.
Auch können Sie Inhalte sofort erfassen, organisieren und darauf zugreifen sowie automatisierte Arbeitsabläufe erstellen, um zentrale Geschäftsprozesse zu optimieren.
„Nach der Einführung des Dokumentenmanagementsystems bei unseren Kunden, stehen ihnen alle erforderlichen Dokumente, wie Aufträge und Lieferscheine zur Rechnungsstellung auf Knopfdruck zur Verfügung. Rechnungen können somit schneller und zuverlässiger gestellt werden.“ so Michael Dörenkämper, Geschäftsführer von brg büro reform GmbH & Co. KG
Lieferscheinverwaltung, Vertragsmanagement, Kundeninformationen und Eingangspost verwalten sind weitere Einsatzgebiete.
Das papierlose Büro kann damit zur Realität werden! Therefore verbessert umgehend die Effizienz und die Produktivität im Unternehmen, da jeder mit diesem leicht zu implementierenden Dokument-Management-System sofort und sicher auf alle benötigten Informationen zugreifen kann.
Weitere Vorteile der DMS-Software auf einen Blick:
- leicht zu verwenden und vollständig skalierbar
- einfache Nutzung
- anpassbar an individuelle Anforderungen
- jederzeit erweiterbar
- Schnittstelle zu ERP-Systemen
- Sichere E-Mail-Archivierung
- Sichere Aufbewahrung von Daten durch die Zugriffsbeschränkung auf autorisierte Benutzer
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