Kopierer-Anbieter wechseln: Wann es sich lohnt und wie der Wechsel abläuft

Ein Wechsel des Kopierer-Anbieters lohnt sich meist dann, wenn Servicezeiten wiederholt nicht eingehalten werden, die Kosten pro Seite nicht mehr zum tatsächlichen Volumen passen oder Sie für jedes Problem einen anderen Ansprechpartner bekommen. Der Wechsel selbst dauert in der Regel wenige Wochen – der Aufwand liegt fast vollständig beim neuen Anbieter.

Drei Anzeichen, dass ein Wechsel fällig ist

Der Service reagiert zu langsam. Wenn ein ausgefallenes System zwei Tage steht, weil ein Techniker aus einer anderen Region anreisen muss, ist das kein Einzelfall, sondern ein strukturelles Problem. Fragen Sie nach, wo die Techniker Ihres Anbieters tatsächlich sitzen – nicht, wo die Firmenzentrale ist.

Das Volumen passt nicht mehr zum Vertrag. Viele Unternehmen drucken heute deutlich weniger als bei Vertragsabschluss, zahlen aber weiterhin eine Grundgebühr, die für das alte Volumen kalkuliert war. Ein Blick auf die Zählerstände der letzten zwölf Monate zeigt das sofort.

Niemand weiß, was das Drucken kostet. Wenn Grundgebühr, Klickpreise, Tonerlieferungen und Reparaturen auf verschiedenen Rechnungen landen, fehlt die Grundlage für jede Entscheidung.

Was Sie vor dem Wechsel prüfen sollten

Bevor Sie mit einem neuen Anbieter sprechen, legen Sie drei Dinge bereit: den aktuellen Vertrag mit Laufzeit und Kündigungsfrist, die Zählerstände aller Geräte und eine Liste dessen, was heute regelmäßig schiefgeht. Diese drei Punkte entscheiden, ob ein Wechsel jetzt sinnvoll ist oder ob es günstiger ist, das Vertragsende abzuwarten. Ein seriöser Anbieter rechnet Ihnen beide Varianten durch, statt zum sofortigen Wechsel zu drängen.

Wichtig ist auch die Frage nach dem Restwert. Bei Leasing- und Mietmodellen kann eine vorzeitige Ablösung teuer werden. Es gibt Konstellationen, in denen sich das trotzdem rechnet – aber die Zahl sollte auf dem Tisch liegen, bevor Sie unterschreiben.

So läuft der Wechsel praktisch ab

1. Bestandsaufnahme: Geräte, Standorte, Zählerstände, vorhandene Verträge, Netzwerkumgebung.
2. Konzept: Welche Geräteklassen passen zum realen Volumen, wie viele Systeme sind nötig, welche Vertragsform ergibt Sinn.
3. Entscheidung und Terminplanung: Lieferzeit und Übergang werden so gelegt, dass kein Tag ohne funktionierendes System entsteht.
4. Installation: Netzwerkeinbindung, Treiberverteilung, Scanziele, Berechtigungen.
5. Einweisung: Die Mitarbeitenden lernen das neue System an ihrem Arbeitsplatz kennen – erfahrungsgemäß der Punkt, an dem Projekte gelingen oder als Ärgernis in Erinnerung bleiben.
6. Altgeräte: Abholung und, wenn nötig, datenschutzkonforme Löschung der Festplatten.

Der Punkt, der oft vergessen wird

Multifunktionssysteme sind Netzwerkgeräte mit Speicher. Auf einem abgebauten Kopierer können Scans, Faxprotokolle und Adressbücher liegen. Klären Sie beim Wechsel verbindlich, wer die Datenträger löscht und ob Sie darüber eine Bestätigung erhalten. Das gehört in den Übergabeprozess, nicht in eine mündliche Zusage am Abholtag.

Häufige Fragen

Können wir wechseln, obwohl der Vertrag noch läuft?

Oft ja. Entscheidend sind Restlaufzeit, Restwert und Kündigungsfrist. In manchen Fällen ist eine Ablösung wirtschaftlich, in anderen lohnt es sich, das Vertragsende abzuwarten. Beide Varianten sollten durchgerechnet werden, bevor Sie entscheiden.

Wie lange dauert ein Anbieterwechsel?

Von der Bestandsaufnahme bis zum laufenden Betrieb vergehen üblicherweise wenige Wochen. Der größte Teil davon ist Lieferzeit; der eigentliche Umstellungstag ist meist in wenigen Stunden erledigt.

Was kostet ein Kopierer inklusive Wartungsvertrag?

Eine seriöse Zahl gibt es erst, wenn Druckvolumen, Farbanteil, Geräteklasse, Standortzahl und Servicelevel bekannt sind. Angebote mit Pauschalpreisen ohne diese Angaben sind entweder überkalkuliert oder enthalten Leistungen nicht, die später berechnet werden.

Wer kümmert sich um die Daten auf dem alten Gerät?

Das sollte schriftlich geregelt sein. Multifunktionssysteme speichern Scans, Faxprotokolle und Adressbücher. Lassen Sie sich die Löschung der Datenträger bestätigen.

Sie haben eine konkrete Situation?

Wir sehen uns Ihre Zahlen an und sagen ehrlich, was sinnvoll ist – auch wenn die Antwort lautet, dass Sie erst einmal nichts ändern sollten. Telefon 0541 122077-0, E-Mail info@brg-os.de. brg büro reform GmbH & Co. KG, Canon Business Center für Münster/Osnabrück.