C-Teile-Management für den Mittelstand
Büromaterial, Hygiene, Werkzeug und Verpackung machen einen kleinen Teil des Einkaufsvolumens aus, aber einen großen Teil der Bestellvorgänge. brg büro reform bündelt diese Beschaffung über einen Lieferanten, einen Shop und eine Rechnung, mit Bestellberechtigungen, Kostenstellen und einer durchgehenden Bestellhistorie.
Wo der Aufwand wirklich entsteht
Im indirekten Einkauf wird häufig am Stückpreis verhandelt. Das ist der kleinere Hebel. Der größere liegt im Vorgang: Jede einzelne Bestellung erzeugt Arbeit für Freigabe, Wareneingang, Rechnungsprüfung und Buchung, unabhängig davon, ob ein Karton Papier oder eine Palette bestellt wird.
Typisch ist ein Bild wie dieses: Büromaterial kommt von Anbieter A, Hygiene von B, Werkzeug von C, Verpackung von D, das Drucksystem von einem fünften. Fünf Zugänge, fünf Rechnungsläufe, fünf Ansprechpartner, fünf Konditionsgespräche im Jahr. Die Artikel sind günstig, die Verwaltung ist es nicht.
Was Bündelung konkret verändert
- Weniger Lieferanten bedeuten weniger Stammdatenpflege und weniger Rechnungsläufe
- Ein Sortiment von über 25.000 Artikeln deckt Büro, Betrieb und Mitarbeiterversorgung in einem Konto ab
- Eine Bestellhistorie statt verstreuter Belege macht Verbräuche nachvollziehbar
- Standardartikel lassen sich festlegen, statt dass jede Abteilung anders bestellt
Wir nennen bewusst keine pauschalen Einsparquoten. Wie groß der Effekt ausfällt, hängt von der Zahl Ihrer heutigen Lieferanten, Ihrer Bestellfrequenz und Ihren Freigabewegen ab. Genau das schauen wir uns vorher gemeinsam an.
Unkontrollierte Bestellungen
Ein Muster, das in vielen Unternehmen vorkommt: Wenn die offizielle Beschaffung zu umständlich ist, bestellen Mitarbeiter kurzerhand selbst, teilweise über private Konten bei Online-Marktplätzen. Die Folge sind Rechnungen aus vielen Quellen, keine einheitlichen Artikel, keine Freigaben und keine saubere Kostenstellenzuordnung.
Der wirksame Gegenzug ist selten ein Verbot, sondern ein Bestellweg, der einfacher ist als die Abkürzung. Dazu gehören hinterlegte Standardartikel, klare Berechtigungen und eine Lieferung, die schnell genug ist. Bestellungen bis 12:00 Uhr gehen bei uns noch am selben Tag raus.
Berechtigungen, Kostenstellen, Nachvollziehbarkeit
Im brg Onlineshop lassen sich Mitarbeiter als Einkäufer mit Bestellberechtigung oder als Bedarfsträger anlegen. Bedarfsträger melden an, was sie brauchen, ausgelöst wird die Bestellung von einem berechtigten Einkäufer. Zu jeder Bestellung kann eine Kostenstelle angegeben werden, die Bestellhistorie ist jederzeit einsehbar, und abweichende Lieferadressen für einzelne Standorte oder Abteilungen lassen sich hinterlegen.
Warum ausgerechnet über brg
Weil die Verbindung schon besteht. Wer Kopierer, Drucker oder Managed Print Services über uns bezieht, hat den Ansprechpartner, die Rechnungsstellung und die Prozesse bereits. Der Büro- und Betriebsbedarf kommt dann ohne neuen Lieferanten dazu. Umgekehrt gilt dasselbe: Wer über den Bedarf einsteigt, kann Drucksysteme und Service später aus derselben Hand beziehen. Mehr dazu unter Produkte und Büro- und Betriebsbedarf.
Wer prüfen möchte, ob die laufenden Druckkosten marktgerecht sind, findet dazu einen eigenen Beitrag: Kopierkosten marktgerecht prüfen.
Häufige Fragen
Was sind C-Teile?
C-Teile sind Artikel mit geringem Einzelwert, die in großer Zahl und regelmäßig gebraucht werden: Büromaterial, Papier, Hygieneartikel, Reinigungsmittel, Kleinwerkzeug, Verpackung. Sie machen einen kleinen Teil des Einkaufsvolumens aus, aber einen großen Teil der Bestellvorgänge.
Warum lohnt sich die Bündelung, wenn die Artikel so günstig sind?
Weil die Kosten nicht im Artikel stecken, sondern im Vorgang. Jede Bestellung erzeugt Aufwand für Freigabe, Wareneingang, Rechnungsprüfung und Buchung. Wer die Zahl der Lieferanten und Bestellvorgänge senkt, senkt genau diesen Aufwand.
Muss unser Unternehmen bereits Kunde bei brg sein?
Nein. Jedes Unternehmen kann sich im Shop registrieren. Eine bestehende Geschäftsbeziehung, etwa über Drucksysteme, ist nicht erforderlich.
Können wir Bestellberechtigungen im Unternehmen abbilden?
Ja. Mitarbeiter lassen sich als Einkäufer mit Bestellberechtigung oder als Bedarfsträger anlegen. Bedarfsträger melden ihren Bedarf an, die Bestellung löst ein berechtigter Einkäufer aus.
Wie ordnen wir Bestellungen unseren Kostenstellen zu?
Zu jeder Bestellung kann eine Kostenstelle angegeben werden. Die Bestellhistorie ist jederzeit einsehbar, sodass sich Verbräuche nachvollziehen und auswerten lassen.
Wie fangen wir an?
Sinnvoll ist ein kurzes Gespräch über die Artikel, die bei Ihnen regelmäßig gebraucht werden, und über die Freigabewege im Unternehmen. Daraus entsteht eine Liste von Standardartikeln, die den Bestellvorgang danach deutlich verkürzt.
Beschaffung zusammenführen
Sprechen Sie uns an, bevor Sie registrieren. In einem kurzen Gespräch klären wir Ihre Standardartikel und Freigabewege: 0541 122077-0 oder info@brg-os.de.