Kopierer kaufen, mieten oder leasen – was für Ihr Unternehmen passt

Ob Sie einen Kopierer kaufen, mieten oder leasen sollten, entscheidet sich an vier Punkten: wie lange Sie das System nutzen wollen, wie stabil Ihr Druckvolumen ist, wie viel Kapital Sie binden möchten und wie planbar die Kosten sein sollen. Es gibt keine Variante, die für alle Unternehmen richtig ist – aber für jedes Unternehmen eine, die besser passt als die anderen.

Kauf

Beim Kauf gehört das System Ihnen. Über eine lange Nutzungsdauer ist das häufig die günstigste Variante, weil keine Finanzierungskosten anfallen. Dafür binden Sie Kapital, das an anderer Stelle fehlt, und tragen das Risiko, dass sich Ihre Anforderungen ändern. Sinnvoll, wenn das Druckvolumen stabil ist, die geplante Nutzungsdauer bei sechs Jahren oder mehr liegt und die Liquidität kein Engpass ist.

Leasing

Beim Leasing zahlen Sie eine feste monatliche Rate über eine vereinbarte Laufzeit, üblicherweise 36 bis 60 Monate. Die Kosten sind planbar, die Liquidität bleibt frei, und am Ende der Laufzeit steht ein Technologiewechsel an, ohne dass Sie ein Altgerät abschreiben müssen. Sinnvoll, wenn Sie Investitionen über die Laufzeit verteilen wollen und in festen Zyklen modernisieren möchten. Wichtig: Prüfen Sie die Regelung zum Vertragsende, bevor Sie unterschreiben – automatische Verlängerungsklauseln sind verbreitet.

Miete

Die Miete ist die flexibelste Variante. Sie eignet sich, wenn sich Standorte, Mitarbeiterzahl oder Druckvolumen absehbar verändern, wenn ein Projekt zeitlich begrenzt ist oder wenn Sie eine Übergangslösung brauchen, bis ein laufender Vertrag ausläuft. Sinnvoll, wenn Planungssicherheit über mehrere Jahre nicht gegeben ist.

Der Punkt, der öfter entscheidet als die Finanzierungsform

In der Praxis macht der Servicevertrag über die Jahre meist mehr aus als die Frage Kauf oder Leasing. Er regelt, was eine gedruckte Seite tatsächlich kostet und was passiert, wenn ein System steht. Achten Sie auf: Was ist im Seitenpreis enthalten (Ersatzteile, Anfahrt, Arbeitszeit, Toner)? Gibt es ein Mindestvolumen, und was kostet eine Seite darüber? Welche Reaktionszeit ist zugesichert – und steht sie im Vertrag oder nur im Verkaufsgespräch?

Ein günstiger Anschaffungspreis mit einem schlecht kalkulierten Servicevertrag wird über fünf Jahre teurer als der umgekehrte Fall.

Wie wir vorgehen

Bevor wir über Geräte oder Finanzierung sprechen, sehen wir uns an, was tatsächlich gedruckt wird: Zählerstände der letzten zwölf Monate, Farbanteil, Standorte, vorhandene Verträge mit Laufzeit und Kündigungsfrist. Daraus ergibt sich die passende Geräteklasse – und erst dann die Frage, welche Beschaffungsform sie am sinnvollsten finanziert. Wir arbeiten nicht mit Pauschalpreisen von der Stange, weil sie ohne diese Zahlen nichts aussagen.

Als Canon Business Center für die Region Münster/Osnabrück liefern wir alle drei Varianten – Kauf, Miete und Leasing – inklusive Installation, Netzwerkeinbindung, Anwenderschulung und Service durch eigene Techniker.

Häufige Fragen

Ist Kaufen oder Leasen für einen Kopierer günstiger?

Über die gesamte Nutzungsdauer ist der Kauf oft günstiger, dafür bindet er Kapital und Sie tragen das Risiko technischer Veralterung. Leasing hält die Liquidität frei und macht die Kosten planbar. Welche Variante für Sie besser passt, hängt an Nutzungsdauer, Liquiditätslage und steuerlicher Situation – das rechnen wir vorher gemeinsam durch.

Wie lange läuft ein Kopierer-Leasingvertrag üblicherweise?

Üblich sind 36 bis 60 Monate. Die Laufzeit sollte zur erwarteten Nutzungsdauer des Systems passen: zu kurz gewählt zahlen Sie unnötig hohe Raten, zu lang gewählt nutzen Sie am Ende ein System, das nicht mehr zu Ihrem Bedarf passt.

Was kostet ein Kopierer im Monat?

Eine seriöse Zahl entsteht erst, wenn Druckvolumen, Farbanteil, Geräteklasse, Standortzahl und Servicelevel bekannt sind. Angebote mit Pauschalbeträgen ohne diese Angaben sind entweder überkalkuliert oder enthalten Leistungen nicht, die später separat berechnet werden. Wir kalkulieren gegen Ihre tatsächlichen Zahlen.

Ist der Service bei Miete und Leasing enthalten?

Nicht automatisch. Gerätekosten und Servicevertrag sind zwei getrennte Dinge, die oft in einer Rate zusammengefasst werden. Prüfen Sie immer, ob Ersatzteile, Anfahrt, Arbeitszeit und Verbrauchsmaterial enthalten sind und welche Reaktionszeit zugesichert wird.

Können wir ein gemietetes System später übernehmen?

Das hängt vom Vertrag ab. Miete ist bewusst auf Flexibilität ausgelegt; wenn eine spätere Übernahme für Sie denkbar ist, sollte das vor Vertragsabschluss geregelt werden, nicht danach.

Mehr dazu: Anbieter wechseln, Leasingvertrag läuft aus, Kopierkosten prüfen und geprüfte Gebrauchtgeräte.

Unverbindlich beraten lassen

Rufen Sie uns an unter 0541 122077-0 oder schreiben Sie an info@brg-os.de. brg büro reform GmbH & Co. KG, Heinrich-Hasemeier-Straße 27, 49076 Osnabrück.