Managed Print Services erklärt: Was steckt hinter MPS?
Managed Print Services bedeutet, dass ein Dienstleister Ihre gesamte Druckumgebung betreibt: Geräte, Verbrauchsmaterial, Service, Überwachung und Auswertung liegen in einer Hand und werden über eine Abrechnung pro Seite bezahlt. Für Sie entfallen Beschaffung, Bestellwesen und Störungsorganisation – Sie zahlen für ausgedruckte Seiten, nicht für Hardware und Nebenkosten.
Was zu einem MPS-Vertrag gehört
- Bestandsaufnahme und Konzept – welche Geräte an welchen Stellen tatsächlich gebraucht werden
- Hardware – Bereitstellung, Installation, Netzwerkeinbindung, Einweisung
- Verbrauchsmaterial – automatische Nachlieferung auf Basis der gemeldeten Füllstände
- Service – Wartung, Störungsbehebung, Ersatzteile, Fernwartung
- Monitoring – Fernüberwachung aller Systeme, bei Canon über eMaintenance
- Reporting – Auswertung nach Standort, Abteilung oder Kostenstelle
Der Denkfehler bei der Wirtschaftlichkeitsrechnung
MPS wird häufig gegen den Anschaffungspreis von Geräten gerechnet – und schneidet dabei schlecht ab. Der Vergleich ist unvollständig. Auf die Gegenseite gehören: die Zeit Ihrer IT für Treiber, Störungen und Nutzeranfragen, der Aufwand im Einkauf für Bestellungen und Rechnungsprüfung, das gebundene Kapital im Tonerlager, die Ausfallzeiten und die Kosten für Fehldrucke. Erst mit diesen Positionen wird die Rechnung ehrlich.
Für wen es sich rechnet – und für wen nicht
MPS entfaltet seinen Nutzen bei mehreren Geräten, mehreren Standorten oder dort, wo die IT-Abteilung ohnehin knapp besetzt ist. Bei einem einzelnen Multifunktionssystem an einem Standort ist ein klassischer Servicevertrag mit automatischer Tonerversorgung meist die passendere und günstigere Lösung. Wir sagen Ihnen das auch dann, wenn ein MPS-Vertrag für uns attraktiver wäre.
Worauf Sie im Vertrag achten sollten
Prüfen Sie das Mindestvolumen und was passiert, wenn Sie es unterschreiten. Prüfen Sie den Preis für Seiten über dem Freivolumen. Prüfen Sie, ob Ersatzteile, Anfahrt und Arbeitszeit enthalten sind oder separat berechnet werden. Prüfen Sie die zugesicherte Reaktionszeit – und ob sie im Vertrag steht oder nur im Verkaufsgespräch gefallen ist. Und prüfen Sie, was am Ende der Laufzeit mit den Geräten geschieht.
Wie ein Einstieg aussieht
Am Anfang steht eine Aufnahme des Ist-Zustands: Geräte, Standorte, Zählerstände der letzten zwölf Monate, vorhandene Verträge und der heutige interne Aufwand. Daraus entsteht ein Konzept mit einer belastbaren Zahl. Ohne diese Grundlage ist jedes Angebot geraten – deshalb nennen wir vorab bewusst keine Pauschalen.
Häufige Fragen
Was bedeutet Managed Print Services?
Ein Dienstleister betreibt Ihre komplette Druckumgebung – Geräte, Verbrauchsmaterial, Service und Überwachung – und rechnet über einen Preis pro gedruckter Seite ab.
Ab welcher Größe lohnt sich MPS?
Meist ab mehreren Geräten oder mehreren Standorten, besonders wenn die IT-Abteilung knapp besetzt ist. Bei einem einzelnen System ist ein klassischer Servicevertrag in der Regel sinnvoller.
Was kostet Managed Print Service pro Seite?
Das hängt von Volumen, Farbanteil, Geräteklassen, Standortzahl und Servicelevel ab. Eine belastbare Zahl entsteht erst nach der Aufnahme Ihrer Zählerstände und Verträge.
Gehören die Geräte uns oder dem Dienstleister?
Beides ist möglich. In vielen MPS-Modellen bleiben die Geräte beim Dienstleister; es gibt aber auch Varianten, bei denen vorhandene eigene Systeme eingebunden werden.
Sie haben eine konkrete Situation?
Wir sehen uns Ihre Zahlen an und sagen ehrlich, was sinnvoll ist – auch wenn die Antwort lautet, dass Sie erst einmal nichts ändern sollten. Telefon 0541 122077-0, E-Mail info@brg-os.de. brg büro reform GmbH & Co. KG, Canon Business Center für Münster/Osnabrück.