Vertrauliche Dokumente sicher drucken mit uniFLOW Online

Ein vertraulicher Ausdruck ist erst dann geschützt, wenn ihn die richtige Person entgegennimmt. uniFLOW Online hält Druckaufträge zurück und gibt sie nach Authentifizierung am passenden System frei.

Das Problem liegt oft im Ausgabefach

Viele Unternehmen sichern Dateien, E-Mails und Fachanwendungen sorgfältig. Beim Drucken wird diese Schutzkette jedoch unterbrochen. Gehaltsabrechnungen, Bewerbungen oder Vertragsentwürfe liegen offen am Gerät, wenn der Absender verspätet kommt oder versehentlich den falschen Drucker gewählt hat.

Bei Secure Printing sendet der Nutzer den Auftrag zunächst in eine persönliche Warteschlange. Erst nach der Anmeldung am Multifunktionssystem wird er ausgegeben. Je nach Konfiguration kann die Authentifizierung beispielsweise per Karte, PIN oder mobiler Lösung erfolgen.

Follow Me Print schafft Flexibilität

Eine zentrale Warteschlange löst ein zweites Problem: Der Auftrag ist nicht mehr an genau ein Gerät gebunden. Ist das ursprünglich vorgesehene System belegt, kann der Nutzer ein anderes freigegebenes Gerät wählen. Das ist in größeren Büros, Schulen und Unternehmen mit mehreren Standorten besonders praktisch.

Gleichzeitig sinkt der Aufwand durch falsch adressierte Druckaufträge. Nicht mehr benötigte Dokumente können aus der Warteschlange gelöscht werden oder nach einer definierten Zeit verfallen.

Regeln und Auswertungen zentral verwalten

uniFLOW Online verbindet sichere Druckfreigabe mit zentraler Administration. Berechtigungen, Kostenstellen und Druckregeln lassen sich an die Organisation anpassen. Unternehmen können Transparenz über Volumen und Nutzung gewinnen, ohne jeden Drucker einzeln zu verwalten.

Die Lösung ist cloudbasiert und nutzt Microsoft Azure. NT-ware beschreibt uniFLOW Online als sichere, serverlose Plattform für Druck- und Scanmanagement. Dennoch bleibt die konkrete Konfiguration entscheidend. Benutzerverzeichnis, Rollen, Anmeldeverfahren und Aufbewahrungszeiten müssen zu den internen Richtlinien passen.

Sicherheit muss einfach bedienbar sein

Eine Schutzfunktion wirkt nur, wenn sie im Alltag akzeptiert wird. Die Anmeldung sollte schnell sein und der Druckauftrag am Gerät klar angezeigt werden. Für Sonderfälle, etwa Funktionskonten oder Besucher, braucht es definierte Abläufe.

brg plant und implementiert uniFLOW Online passend zur vorhandenen Geräteflotte und IT Umgebung. Dazu gehören Druckbereitstellung, Anmeldung, Regeln, Scanworkflows und die Einweisung der Anwender.

Häufige Fragen

Kann ich meinen Auftrag an mehreren Geräten freigeben?

Ja, wenn die Geräte entsprechend in die uniFLOW Online Umgebung eingebunden und für den Nutzer freigegeben sind.

Verhindert Secure Print jeden Datenverlust?

Nein. Es schützt vor allem die Ausgabe am Gerät. Ein vollständiges Sicherheitskonzept umfasst zusätzlich Endgeräte, Netzwerk, Berechtigungen und organisatorische Regeln.