Digitalisieren statt ablegen

Von Michael Dörenkämper, Geschäftsführer der brg büro reform GmbH & Co. KG · Stand: November 2026

Papier verschwindet nicht allein durch den Kauf eines Scanners. Erst ein klarer digitaler Prozess sorgt dafür, dass Dokumente zuverlässig erfasst, gefunden, bearbeitet und archiviert werden.

Warum reicht ein Scanner allein nicht?

Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Personalunterlagen erreichen viele Unternehmen weiterhin auf Papier. Ein professioneller Dokumentenscanner oder ein Multifunktionssystem kann diese Unterlagen schnell erfassen. Entscheidend ist aber, was danach passiert.

Wird die Datei lediglich als PDF in einem allgemeinen Netzlaufwerk gespeichert, verlagert sich das Problem. Ordnerstrukturen wachsen, Dateinamen unterscheiden sich und wichtige Informationen bleiben schwer auffindbar. Eine Texterkennung per OCR macht Inhalte durchsuchbar. Noch besser ist ein definierter Workflow, der Dokumentart, Lieferant, Datum oder Belegnummer übernimmt und die Datei am richtigen Ort ablegt.

Wo liegt der eigentliche Nutzen digitaler Abläufe?

Der größte Nutzen liegt häufig nicht im eingesparten Aktenordner, sondern in der vermiedenen Mehrarbeit. Eine Eingangsrechnung kann nach der Erfassung automatisch zur sachlichen und kaufmännischen Prüfung weitergeleitet werden. Beteiligte sehen den Bearbeitungsstand, Rückfragen bleiben beim Vorgang und Freigaben sind nachvollziehbar.

Mit Therefore Online, das wir unter dem Namen brg.dox anbieten, lassen sich solche Prozesse passend zum Unternehmen aufbauen. Die Mitarbeitenden greifen auf die benötigten Informationen zu, ohne Papiermappen weiterzugeben oder mehrere Versionen per E-Mail zu versenden. Für die Buchhaltung kann eine DATEV-Anbindung den Übergang in nachgelagerte Abläufe vereinfachen.

Womit fangen Sie am besten an?

Ein digitaler Prozess muss schneller und verständlicher sein als die bisherige Papierlösung. Deshalb beginnt ein Projekt nicht mit möglichst vielen Funktionen, sondern mit einem klar abgegrenzten Vorgang. Die Eingangsrechnungsverarbeitung eignet sich oft als Start, weil Zuständigkeiten, Fristen und Suchkriterien gut definiert werden können.

Auch die Scanqualität spielt eine Rolle. Schiefe Seiten, verdeckte Texte oder unbemerkte Doppeleinzüge führen später zu Rückfragen. Professionelle Scanner mit zuverlässigem Papiereinzug und Funktionen zur Erkennung von Mehrfacheinzügen helfen, solche Fehler früh zu vermeiden.

Welche Regeln braucht die digitale Ablage?

Vor der Einführung sollten Unternehmen festlegen, welches Dokument führend ist, wer Zugriff erhält und wie lange Unterlagen aufbewahrt werden. Digitale Ablage ist kein Selbstzweck. Sie muss zum Datenschutz, zu gesetzlichen Pflichten und zu den internen Prozessen passen.

Wir verbinden Scanner, Multifunktionssysteme und Software zu einem durchgängigen Ablauf. So wird aus dem Scan eine nutzbare Information und aus einem Papierstapel ein transparenter Vorgang.

Häufige Fragen

Reicht ein Multifunktionssystem für die Digitalisierung aus?

Für viele tägliche Scanaufgaben ja. Bei hohem Belegaufkommen, gemischten Originalen oder spezialisierten Arbeitsplätzen kann ein separater Dokumentenscanner sinnvoller sein.

Was bedeutet OCR?

OCR steht für optische Zeichenerkennung. Sie wandelt Bildinhalte in durchsuchbaren und weiterverarbeitbaren Text um.

Begriffe aus diesem Beitrag

Kurz erklärt in unserem Glossar: OCR, Multifunktionssystem, Therefore Online und Workflow.

Quellen

• Canon Europe: Therefore Online
• Canon Deutschland, Pressemitteilung November 2021: Mit dem Therefore DATEV Konnektor das Rechnungswesen optimieren
• Abgabenordnung § 147: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen

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