Druckerflotte an mehreren Standorten zentral verwalten
Eine Druckerflotte über mehrere Standorte verwalten Sie zentral, indem alle Geräte, Nutzer, Berechtigungen und Kostenstellen in einer gemeinsamen Verwaltung liegen – in der Praxis über eine Cloud-Plattform wie uniFLOW Online. Mitarbeitende schicken ihren Druckauftrag dann an eine Warteschlange statt an ein bestimmtes Gerät und holen ihn an jedem freigegebenen System ab, auch an einem anderen Standort.
Das Problem, das damit gelöst wird
Wenn jeder Standort eigene Geräte, eigene Lieferanten und eigene Tonerbestände hat, entsteht ein Zustand, den niemand mehr überblickt: Die IT pflegt Druckertreiber für ein Dutzend Modelle, der Einkauf bestellt an drei Stellen, und die Frage nach den Gesamtdruckkosten lässt sich nur mit einer Excel-Recherche beantworten. Dazu kommen ausgedruckte Dokumente, die im Ausgabefach liegen bleiben, weil der Kollege abgelenkt wurde.
Was zentrale Verwaltung konkret bedeutet
- Ein Treiber für alle Geräte. Statt für jedes Modell ein eigener Treiber gibt es einen universellen. Das entlastet die IT bei jedem neuen Arbeitsplatz.
- Follow-Me-Print. Der Auftrag wird erst gedruckt, wenn sich die berechtigte Person am Gerät anmeldet – per Karte, PIN oder Anmeldedaten.
- Kostenstellen und Auswertung. Jeder Druck ist einer Abteilung oder einem Projekt zugeordnet. Die Auswertung liegt vor, ohne dass jemand Zählerstände sammelt.
- Regeln. Schwarzweiß als Voreinstellung, Duplex als Standard, Farbdruck nur für bestimmte Gruppen – solche Regeln wirken auf die Kosten oft stärker als jede Preisverhandlung.
- Mobile und Cloud Printing. Drucken vom Notebook im Homeoffice oder vom Mobilgerät, ohne VPN-Bastelei.
Wann sich der Aufwand lohnt
Als grobe Orientierung: Sobald mehr als ein Standort im Spiel ist oder mehr als etwa zehn Geräte im Haus stehen, überwiegt der Nutzen den Einrichtungsaufwand meist deutlich. Bei einem Einzelstandort mit zwei Geräten ist eine zentrale Plattform in der Regel überdimensioniert – dann bringt ein sauberer Servicevertrag mit automatischer Tonerversorgung mehr.
Der Weg dorthin
Am Anfang steht immer eine Bestandsaufnahme: Welche Geräte stehen wo, wer druckt was, welche Systeme müssen angebunden werden. Danach wird die Plattform eingerichtet, Nutzer und Gruppen werden importiert, Regeln definiert und die Geräte eingebunden. Der letzte und wichtigste Schritt ist die Einweisung: Follow-Me-Print verändert einen alltäglichen Handgriff, und das erklärt man besser einmal ordentlich als später zehnmal am Telefon.
Häufige Fragen
Was ist Follow-Me-Print?
Ein Verfahren, bei dem Druckaufträge in einer zentralen Warteschlange liegen und erst ausgegeben werden, wenn sich die berechtigte Person am Gerät authentifiziert. Das verhindert liegen gebliebene Ausdrucke und macht Fehldrucke seltener.
Funktioniert das auch über mehrere Standorte hinweg?
Ja, genau dafür ist eine Cloud-Plattform gedacht. Ein Auftrag lässt sich an jedem eingebundenen Gerät abholen, unabhängig vom Standort.
Brauchen wir dafür einen eigenen Server?
Bei uniFLOW Online nicht – die Verwaltung läuft als Cloud-Dienst. Für Umgebungen mit besonderen Anforderungen gibt es auch Varianten im eigenen Rechenzentrum.
Ab wann lohnt sich zentrale Druckerverwaltung?
Meist ab mehreren Standorten oder etwa zehn Geräten. Darunter bringt ein guter Servicevertrag mit automatischer Tonerversorgung in der Regel mehr als eine Plattform.
Sie haben eine konkrete Situation?
Wir sehen uns Ihre Zahlen an und sagen ehrlich, was sinnvoll ist – auch wenn die Antwort lautet, dass Sie erst einmal nichts ändern sollten. Telefon 0541 122077-0, E-Mail info@brg-os.de. brg büro reform GmbH & Co. KG, Canon Business Center für Münster/Osnabrück.