Druckersicherheit: Was Multifunktionssysteme für die DSGVO brauchen
Ein Multifunktionssystem ist ein Netzwerkgerät mit Speicher, Betriebssystem und Zugang zu Ihren Dokumenten – und muss entsprechend abgesichert werden. Die vier Punkte, die in der Praxis zählen: Benutzerauthentifizierung am Gerät, verschlüsselte Übertragung, kontrollierter Zugriff auf Scanziele und ein geregelter Umgang mit dem Speicher beim Geräteaustausch.
Wo die Lücken typischerweise liegen
Das Ausgabefach. Der häufigste Datenschutzvorfall im Büroalltag ist kein Hackerangriff, sondern eine Gehaltsabrechnung, die zehn Minuten im Ausgabefach liegt. Benutzerauthentifizierung mit Follow-Me-Print löst das vollständig: Ohne anwesende Person kein Ausdruck.
Scan-to-Mail ohne Kontrolle. Wenn jedes Gerät an jede beliebige Adresse scannen kann, verlässt ein digitalisiertes Dokument das Haus, ohne dass es irgendwo protokolliert wäre. Sinnvoll sind eingeschränkte Adressbücher, Scan in definierte Ordner und Protokollierung.
Standardpasswörter und alte Firmware. Viele Systeme laufen jahrelang mit dem Administratorkennwort aus der Erstinstallation. Firmware-Updates werden nicht eingespielt, weil das Gerät ja läuft. Beides gehört in einen festen Wartungsrhythmus.
Der Speicher beim Geräteaustausch. Auf abgebauten Systemen können Scans, Faxprotokolle und Adressbücher liegen. Wer das Gerät ohne Löschbestätigung abholen lässt, gibt Daten aus der Hand.
Was technisch möglich ist
- Anmeldung per Karte, PIN oder Windows-Konto direkt am Gerät
- Rollenbasierte Rechte: wer darf farbig drucken, wer darf scannen, wer darf faxen
- Verschlüsselte Übertragung zwischen Arbeitsplatz und Gerät
- Verschlüsselung des Gerätespeichers und automatisches Überschreiben nach dem Auftrag
- Protokollierung, wer wann welches Dokument verarbeitet hat
- Geprüfte Firmware und ein definierter Update-Prozess
Der organisatorische Teil
Technik allein reicht nicht. In Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gehören auch die Multifunktionssysteme, wenn dort personenbezogene Daten verarbeitet werden. Klären Sie außerdem, ob Fernwartungszugriffe durch Ihren Dienstleister eine Auftragsverarbeitung darstellen und ob dazu ein Vertrag vorliegt. Diese Fragen kommen bei Prüfungen zuverlässig – und lassen sich vorher in einer halben Stunde klären.
Häufige Fragen
Sind Multifunktionssysteme ein Sicherheitsrisiko?
Sie sind vollwertige Netzwerkgeräte und müssen wie andere IT-Systeme behandelt werden: mit eigenem Administratorkennwort, aktueller Firmware, Zugriffskontrolle und einem geregelten Umgang mit dem Gerätespeicher.
Wie verhindern wir, dass Ausdrucke offen liegen bleiben?
Mit Benutzerauthentifizierung und Follow-Me-Print. Der Auftrag wird erst ausgegeben, wenn sich die berechtigte Person am Gerät anmeldet.
Was passiert mit den Daten auf einem alten Kopierer?
Sie bleiben auf dem Speicher, bis sie gelöscht werden. Lassen Sie sich die Löschung der Datenträger beim Geräteaustausch schriftlich bestätigen.
Brauchen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Dienstleister?
Wenn im Rahmen von Fernwartung oder Service auf personenbezogene Daten zugegriffen werden kann, in der Regel ja. Das sollte vor Vertragsbeginn geklärt sein.
Sie haben eine konkrete Situation?
Wir sehen uns Ihre Zahlen an und sagen ehrlich, was sinnvoll ist – auch wenn die Antwort lautet, dass Sie erst einmal nichts ändern sollten. Telefon 0541 122077-0, E-Mail info@brg-os.de. brg büro reform GmbH & Co. KG, Canon Business Center für Münster/Osnabrück.