Canon, Kyocera, Ricoh oder Sharp: Worauf es beim Vergleich wirklich ankommt

Die Hardware der großen Hersteller liegt technisch dicht beieinander. Der Unterschied im Alltag entsteht fast nie am Gerät, sondern bei drei Dingen: wer den Service leistet, wie die Software zu Ihrer IT passt und wie verlässlich Verbrauchsmaterial und Ersatzteile verfügbar sind. Genau danach sollten Sie Angebote vergleichen.

Warum der Herstellervergleich allein nicht weiterhilft

Canon, Kyocera, Ricoh, Sharp, Konica Minolta und Xerox bauen alle solide Bürosysteme. Wer einen Testbericht liest, findet Unterschiede bei Druckgeschwindigkeit, Papierhandling oder Energieverbrauch – im Betrieb sind das selten die Punkte, an denen sich Zufriedenheit entscheidet. Ein durchschnittliches Gerät mit gutem Service schlägt ein Spitzengerät mit schlechtem Service in jeder Woche, in der etwas nicht funktioniert.

Die fünf Fragen, die den Unterschied machen

1. Wo sitzen die Techniker? Nicht die Firmenzentrale – die Techniker. Fragen Sie nach dem Standort und der zugesicherten Reaktionszeit, und lassen Sie sich beides in den Vertrag schreiben.
2. Wer ist Ihr Ansprechpartner? Eine Person mit Namen oder eine Hotline mit Ticketnummer? Beides kann funktionieren – Sie sollten nur wissen, worauf Sie sich einlassen.
3. Wie passt die Software zu Ihrer IT? Brauchen Sie Follow-Me-Print, Kostenstellen, Anbindung an ein DMS oder DATEV? Die Softwareplattform des Herstellers entscheidet, ob das mit Bordmitteln geht oder Zusatzprodukte nötig werden.
4. Was ist im Preis enthalten? Ersatzteile, Anfahrt, Arbeitszeit, Verbrauchsmaterial, Firmware-Updates – jede dieser Positionen kann drin sein oder nicht.
5. Wie lange gibt es Ersatzteile? Bei einer geplanten Nutzungsdauer von sieben Jahren ist die Ersatzteilversorgung im sechsten Jahr die relevantere Frage als der Anschaffungspreis.

Unsere Position – offen gesagt

Wir sind Canon Business Center und verkaufen Canon Systeme. Das ist keine neutrale Ausgangslage, und wir tun nicht so, als wäre sie es. Was wir sagen können: Wir haben uns für einen Hersteller entschieden, weil wir dadurch Originalersatzteile am Lager halten, unsere Techniker tief in einer Systemwelt ausbilden und über eMaintenance alle betreuten Geräte in einer Übersicht sehen. Ein Anbieter, der fünf Marken gleichzeitig führt, kann diese Tiefe schwerer erreichen – dafür ist er in der Geräteauswahl freier. Beides sind legitime Modelle. Fragen Sie jeden Anbieter, warum er aufgestellt ist, wie er aufgestellt ist.

Wie Sie ein Angebot prüfen, das Ihnen vorliegt

Legen Sie die Angebote nebeneinander und rechnen Sie alles auf die gleiche Laufzeit und das gleiche Volumen um. Achten Sie besonders auf Mindestvolumina, Preisanpassungsklauseln, den Umgang mit Mehrseiten über dem Freivolumen und darauf, was bei Vertragsende passiert. Diese Punkte stehen selten auf der ersten Seite und entscheiden trotzdem über die Gesamtkosten.

Häufige Fragen

Welcher Kopiererhersteller ist der beste?

Diese Frage lässt sich nicht allgemein beantworten. Die großen Hersteller sind technisch vergleichbar; entscheidend sind Servicequalität, Softwareanbindung und Ersatzteilversorgung beim jeweiligen Anbieter vor Ort.

Wir haben ein Angebot vorliegen – worauf sollten wir achten?

Rechnen Sie alle Angebote auf gleiche Laufzeit und gleiches Volumen um und prüfen Sie Mindestvolumina, Preisanpassungsklauseln, Mehrseitenpreise, enthaltene Leistungen und die Regelung zum Vertragsende.

Sind Originaltoner nötig oder tun es Nachbauten?

Nachbauten sind günstiger in der Anschaffung. Im Servicevertrag sind sie häufig ausgeschlossen, weil sich Fehlerbilder und Verschleiß verändern. Prüfen Sie, was Ihr Vertrag dazu sagt, bevor Sie umstellen.

Können wir Geräte verschiedener Hersteller parallel betreiben?

Technisch ja. Im Alltag entstehen dadurch mehr Tonersorten, mehr Treiber und mehr Ansprechpartner. Ob sich das lohnt, hängt davon ab, wie unterschiedlich die Anforderungen an den Standorten wirklich sind.

Sie haben eine konkrete Situation?

Wir sehen uns Ihre Zahlen an und sagen ehrlich, was sinnvoll ist – auch wenn die Antwort lautet, dass Sie erst einmal nichts ändern sollten. Telefon 0541 122077-0, E-Mail info@brg-os.de. brg büro reform GmbH & Co. KG, Canon Business Center für Münster/Osnabrück.