Der Leasingvertrag für den Kopierer läuft aus – was jetzt zu tun ist

Wenn der Leasingvertrag für Ihre Kopierer ausläuft, sollten Sie drei bis sechs Monate vorher aktiv werden. In dieser Zeit lassen sich die tatsächlichen Zählerstände auswerten, Alternativen vergleichen und der Übergang ohne Zeitdruck planen. Wer erst vier Wochen vorher anfängt, verlängert meist zu alten Konditionen – und das ist selten die günstigste Variante.

Der häufigste Fehler: das Nachfolgemodell bestellen

Der bequemste Weg ist, beim bisherigen Anbieter das Nachfolgemodell des vorhandenen Geräts zu ordern. Das Problem daran: Es prüft niemand, ob die Geräteklasse überhaupt noch passt. In vielen Unternehmen ist das Druckvolumen in den vergangenen Jahren gesunken, weil Rechnungen digital laufen, Besprechungsunterlagen auf dem Bildschirm bleiben und mehr im Homeoffice gearbeitet wird. Ein System, das für 20.000 Seiten im Monat ausgelegt ist, kostet Grundgebühr für 20.000 Seiten – auch wenn nur noch 6.000 anfallen.

Was Sie aus den Zählerständen ablesen können

Jedes Canon System zählt getrennt nach Schwarzweiß und Farbe. Aus zwölf Monatswerten ergibt sich ein realistisches Bild: das tatsächliche Volumen, der Farbanteil, saisonale Spitzen und die Frage, ob überhaupt alle Geräte gebraucht werden. Häufig zeigt sich, dass zwei kleinere Systeme durch eines ersetzt werden können – oder umgekehrt, dass ein Abteilungsgerät fehlt und deshalb Aufträge quer durchs Haus geschickt werden.

Kaufen, mieten oder leasen?

Es gibt keine Antwort, die für alle stimmt. Kauf ist sinnvoll bei langer geplanter Nutzungsdauer und stabilem Volumen. Leasing hält die Liquidität frei und macht die Kosten planbar. Miete bietet die größte Flexibilität, wenn sich Standorte oder Volumen absehbar ändern. Dazu kommt die Frage, ob der Servicevertrag als Seitenpreis- oder Full-Service-Modell läuft. Welche Kombination für Sie günstiger ist, hängt an Ihren Zahlen – nicht an einer allgemeinen Empfehlung.

Rückgabe: worauf zu achten ist

Prüfen Sie die Rückgabebedingungen Ihres alten Vertrags rechtzeitig. Manche Verträge verlängern sich automatisch, wenn nicht fristgerecht gekündigt wird. Andere sehen Rückgabekosten oder Bewertungen des Gerätezustands vor. Und wie beim Anbieterwechsel gilt: Auf dem Gerät können Daten liegen. Klären Sie, wer die Datenträger löscht und ob Sie eine Bestätigung bekommen.

Häufige Fragen

Wann sollten wir mit der Planung anfangen?

Drei bis sechs Monate vor Vertragsende. Dann bleibt Zeit für die Auswertung der Zählerstände, den Vergleich von Angeboten und eine Umstellung ohne Zeitdruck.

Verlängert sich unser Leasingvertrag automatisch?

Das kommt auf den Vertrag an – automatische Verlängerungsklauseln sind verbreitet. Prüfen Sie die Kündigungsfrist, sobald das Vertragsende in Sicht ist.

Ist Kauf günstiger als Leasing?

Über die gesamte Nutzungsdauer betrachtet oft ja, dafür bindet der Kauf Kapital und Sie tragen das Risiko technischer Veralterung. Welche Variante besser passt, hängt von Nutzungsdauer, Liquidität und steuerlicher Situation ab.

Können wir das vorhandene Gerät einfach weiternutzen?

Manchmal ist genau das die wirtschaftlichste Lösung, etwa bei niedrigem Zählerstand und guter Ersatzteillage. Wir sagen es Ihnen, wenn das so ist.

Sie haben eine konkrete Situation?

Wir sehen uns Ihre Zahlen an und sagen ehrlich, was sinnvoll ist – auch wenn die Antwort lautet, dass Sie erst einmal nichts ändern sollten. Telefon 0541 122077-0, E-Mail info@brg-os.de. brg büro reform GmbH & Co. KG, Canon Business Center für Münster/Osnabrück.