Toner automatisch nachbestellen – wie eMaintenance Lagerbestände überflüssig macht

Toner lässt sich automatisch nachbestellen, wenn das Drucksystem seinen Füllstand selbst an den Dienstleister meldet. Bei Canon Systemen übernimmt das eMaintenance: Das Gerät übermittelt Tonerstände, Zählerstände und Fehlermeldungen, und die neue Kartusche kommt, bevor die alte leer ist. Ein eigener Lagerbestand wird dadurch überflüssig.

Was ein Tonerlager tatsächlich kostet

Kartuschen im Schrank sind gebundenes Kapital. Dazu kommt, dass ein Teil davon nie verbraucht wird – weil das Gerät früher ausgetauscht wird als geplant, weil ein Modell wechselt oder weil beim Nachbestellen die falsche Variante im Warenkorb landete. Und der eigentliche Ärger entsteht trotzdem: Genau die eine Farbe, die niemand auf dem Zettel hatte, ist an dem Tag leer, an dem die Angebotsmappe raus muss.

Wie eMaintenance arbeitet

eMaintenance ist ein Fernüberwachungsdienst, der auf Canon iR ADVANCE und i-SENSYS Systemen bereits vorinstalliert ist. Nach der Aktivierung meldet das Gerät regelmäßig seinen Status. Für Sie ergeben sich daraus drei Dinge:

• Verbrauchsmaterial kommt automatisch. Niemand muss Füllstände prüfen oder bestellen.
• Zählerstände werden automatisch übermittelt. Das monatliche Ablesen und Melden entfällt – ebenso die Rückfragen, wenn es jemand vergessen hat.
• Störungen werden früh erkannt. Verschleißteile und wiederkehrende Fehlerbilder fallen im Monitoring auf, bevor sie zum Stillstand führen. Häufig weiß der Servicetechniker von einem Problem, bevor es im Betrieb bemerkt wird.

Was das für den Datenschutz bedeutet

Übertragen werden Betriebsdaten des Geräts – Zählerstände, Füllstände, Fehlercodes –, keine Dokumenteninhalte. Trotzdem gehört der Fernzugriff in Ihre Dokumentation, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag sollte vorliegen. Wir klären das vor der Aktivierung, nicht danach.

Für welche Betriebe sich das besonders lohnt

Am deutlichsten spürbar ist der Effekt dort, wo bisher niemand offiziell für Toner zuständig war und die Bestellung nebenbei mitlief – also in den meisten mittelständischen Betrieben. Auch bei mehreren Standorten fällt der Unterschied schnell auf, weil sonst an jedem Standort ein eigener Bestand entsteht.

Häufige Fragen

Kostet eMaintenance extra?

Für unsere Servicekunden ist eMaintenance kostenfrei und auf Canon iR ADVANCE und i-SENSYS Systemen bereits vorinstalliert. Es muss lediglich aktiviert werden.

Werden dabei Dokumentinhalte übertragen?

Nein. Übermittelt werden Betriebsdaten wie Zählerstände, Tonerfüllstände und Fehlercodes.

Müssen wir dann gar keine Zählerstände mehr melden?

Bei aktiviertem eMaintenance übermittelt das Gerät sie selbstständig. Für Systeme ohne Anbindung gibt es weiterhin die Online-Meldung über unsere Website.

Funktioniert das auch bei mehreren Standorten?

Ja. Alle angebundenen Geräte laufen in derselben Übersicht zusammen, unabhängig davon, wo sie stehen.

Sie haben eine konkrete Situation?

Wir sehen uns Ihre Zahlen an und sagen ehrlich, was sinnvoll ist – auch wenn die Antwort lautet, dass Sie erst einmal nichts ändern sollten. Telefon 0541 122077-0, E-Mail info@brg-os.de. brg büro reform GmbH & Co. KG, Canon Business Center für Münster/Osnabrück.