Kopierer leasen: Worauf Sie vor der Unterschrift achten sollten
Kurz gesagt: Prüfen Sie vor der Unterschrift fünf Punkte: Laufzeit und Kündigungsfrist, automatische Verlängerung, ein zum echten Volumen passendes Mindestvolumen, die Abstimmung von Leasing- und Servicevertrag sowie die Rückgabebedingungen einschließlich Datenlöschung. Die meisten Probleme entstehen nicht am Gerät, sondern im Kleingedruckten.
Leasing ist für Kopierer und Multifunktionssysteme ein verbreiteter Weg: Die Liquidität bleibt frei, und die Kosten sind planbar. Ob sich das Leasing am Ende rechnet, entscheidet sich aber vor der Unterschrift. Ob Leasing für Sie überhaupt die richtige Variante ist, vergleicht unsere Seite Kopierer kaufen, mieten oder leasen. Hier geht es darum, was in einem Leasingvertrag stehen sollte.
Welche Laufzeit ist sinnvoll?
Die Laufzeit sollte zur geplanten Nutzungsdauer passen. Ist sie zu lang, zahlen Sie für ein Gerät, das irgendwann nicht mehr zu Ihrem Bedarf passt. Ist sie zu kurz, steigen die monatlichen Raten. Planen Sie realistisch: Wie entwickelt sich Ihr Druckvolumen, kommen Standorte hinzu, wird mehr digital gearbeitet?
Verlängert sich der Vertrag automatisch?
Viele Leasingverträge verlängern sich, wenn nicht fristgerecht gekündigt wird. Notieren Sie Vertragsende und Kündigungsfrist schon bei Abschluss und planen Sie den Nachfolger drei bis sechs Monate vorher. Was dann zu tun ist, beschreibt unser Beitrag Der Leasingvertrag für den Kopierer läuft aus.
Passt das Mindestvolumen zu Ihrem Bedarf?
Oft ist an den Leasing- oder Servicevertrag ein Mindestvolumen gekoppelt, das Sie bezahlen, auch wenn Sie weniger drucken. Legen Sie die Zählerstände der letzten zwölf Monate zugrunde, nicht die Werte bei Abschluss des alten Vertrags. In vielen Unternehmen ist das Volumen in den vergangenen Jahren gesunken, weil mehr digital läuft.
Sind Leasing und Service aufeinander abgestimmt?
Der Leasingvertrag regelt die Finanzierung des Geräts, häufig über eine Leasinggesellschaft. Wartung, Ersatzteile und Verbrauchsmaterial laufen meist über einen eigenen Servicevertrag mit dem Fachhändler. Prüfen Sie, ob beide Verträge dieselbe Laufzeit haben und was passiert, wenn einer davon endet oder gekündigt wird. Was in einen Servicevertrag gehört, zeigt unser Beitrag Wartungsvertrag für Kopierer: Was gehört hinein?
Was gilt bei einem vorzeitigen Ausstieg?
Ändert sich Ihr Bedarf während der Laufzeit, etwa durch einen Umzug oder die Zusammenlegung von Standorten, ist eine vorzeitige Ablösung oft möglich, aber mit Kosten verbunden. Fragen Sie vor Abschluss, wie ein Gerätetausch oder eine Ablösung geregelt ist, und lassen Sie sich das schriftlich geben.
Was ist bei der Rückgabe zu beachten?
Prüfen Sie die Rückgabebedingungen: Wer holt das Gerät ab, wer trägt die Kosten, und wie wird der Zustand bewertet? Klären Sie außerdem, wie die gespeicherten Daten gelöscht werden. Multifunktionssysteme können Scans, Adressbücher und Auftragsdaten speichern. Lassen Sie sich die Löschung schriftlich bestätigen.
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Häufige Fragen
Welche Risiken gibt es beim Kopierer-Leasing?
Die häufigsten sind eine automatische Verlängerung bei verpasster Kündigungsfrist, ein Mindestvolumen über dem tatsächlichen Bedarf, nicht aufeinander abgestimmte Leasing- und Serviceverträge und unklare Rückgabebedingungen. Alle vier lassen sich vor der Unterschrift prüfen.
Kann ich einen Kopierer mit flexibler Laufzeit leasen?
Die Laufzeit lässt sich in der Regel an die geplante Nutzungsdauer anpassen. Wer kurzfristig flexibel bleiben muss, ist mit Miete oft besser beraten.
Ist der Service im Leasing enthalten?
Meist nicht. Leasing finanziert das Gerät, der Service läuft über einen eigenen Vertrag. Es gibt aber Kombinationen, bei denen beides zusammen angeboten wird. Prüfen Sie, was genau enthalten ist.
Wie schnell bekomme ich einen geleasten Kopierer?
Das hängt von Gerät und Verfügbarkeit ab. Planen Sie Lieferung, Installation und Einweisung so, dass der Übergang ohne Ausfalltag gelingt.
Begriffe aus diesem Beitrag
Kurz erklärt in unserem Glossar: Leasing, Kopierer, Verbrauchsmaterial, Wartungsvertrag und Druckvolumen.
Quellen
- BSI IT-Grundschutz-Kompendium, Baustein CON.6 Löschen und Vernichten (Edition 2023)
- BSI IT-Grundschutz-Kompendium, Baustein SYS.4.1 Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte (Edition 2023)
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