Der Kopierer ist ein Netzwerkgerät und braucht ein Sicherheitskonzept

Moderne Multifunktionssysteme drucken, scannen, versenden und speichern Informationen. Damit sind sie vollwertige Netzwerkgeräte und sollten nach denselben Grundsätzen geschützt werden wie andere IT Endpunkte.

Welche Daten verarbeitet ein Multifunktionssystem

Im Gerät laufen Angebote, Personalunterlagen, Verträge, medizinische Dokumente und interne Auswertungen zusammen. Druckaufträge kommen aus dem Netzwerk oder aus Cloudanwendungen. Scans werden per E-Mail, SMB, Cloudspeicher oder Dokumentenmanagement weitergeleitet. Je nach Konfiguration können Auftrags- und Adressdaten auf dem System vorhanden sein.

Ein Sicherheitskonzept beginnt deshalb mit einer Bestandsaufnahme: Welche Geräte sind im Einsatz? Welche Dienste werden benötigt? Wer darf drucken, scannen oder Einstellungen verändern? Wohin werden Daten übertragen?

Unnötige Funktionen abschalten

Jeder aktivierte Dienst erweitert die mögliche Angriffsfläche. Nicht benötigte Protokolle und Schnittstellen sollten deaktiviert werden. Administrationszugänge brauchen individuelle, starke Kennwörter. Firmware und Sicherheitsupdates müssen regelmäßig geprüft und installiert werden.

Aktuelle Canon Systeme bieten je nach Modell Funktionen wie verschlüsselte Kommunikation, Gerätestartprüfung, Schutz vor manipulierten Firmwareständen, Whitelisting, verschlüsselte Datenspeicherung und Anbindung an zentrale Sicherheitsüberwachung. Welche Funktionen genutzt werden, hängt von Modell, Konfiguration und den Vorgaben des Unternehmens ab.

Netzwerk und Benutzer trennen

Ein Drucker gehört nicht unkontrolliert in jedes Netzsegment. VLAN, Firewallregeln, 802.1X Authentifizierung und definierte Kommunikationswege können den Zugriff begrenzen. Für Scan to Mail oder Scan to Folder sollten eigene technische Konten mit den minimal erforderlichen Rechten verwendet werden.

Auch die Benutzerrechte am Gerät sind wichtig. Nicht jeder Mitarbeitende benötigt Zugriff auf jedes Adressbuchziel oder jede Scanoption. Rollen und Anmeldeverfahren schaffen klare Grenzen.

Ausdrucke vor fremdem Zugriff schützen

Technische Sicherheit endet nicht am Netzwerkanschluss. Vertrauliche Seiten, die minutenlang im Ausgabefach liegen, sind ein einfaches Datenleck. Secure Print oder Follow Me Print hält Aufträge zurück, bis sich der Nutzer am Gerät authentifiziert. Das schützt Informationen und verringert liegen gebliebene Ausdrucke.

Sicherheit über den gesamten Lebenszyklus

Schon bei der Installation sollten sichere Grundeinstellungen, Verantwortlichkeiten und Updateprozesse festgelegt werden. Bei einem Standortwechsel oder der Rückgabe eines Systems ist zu klären, wie gespeicherte Daten und Adressbücher behandelt werden.

brg unterstützt bei Auswahl, Netzwerkintegration und sicherer Konfiguration professioneller Canon Systeme. Gemeinsam mit Ihrer IT stimmen wir die Funktionen auf Ihre Sicherheitsrichtlinien ab.

Häufige Fragen

Reicht es, das Standardkennwort zu ändern?

Nein. Das ist wichtig, aber nur ein Baustein. Updates, Netzwerkregeln, Verschlüsselung, Benutzerrechte und sichere Druckfreigabe gehören ebenfalls dazu.

Sind alle Sicherheitsfunktionen bei jedem Modell gleich?

Nein. Der Funktionsumfang unterscheidet sich nach Modell, Ausstattung und Softwarelizenz. Er sollte vor der Beschaffung geprüft werden.

Ergänzend dazu: Druckersicherheit und DSGVO behandelt die rechtliche und organisatorische Seite desselben Themas.