Wartungsvertrag für Kopierer: Was gehört hinein?

Von Michael Dörenkämper, Geschäftsführer der brg büro reform GmbH & Co. KG · Stand: Oktober 2026

Kurz gesagt: Ein guter Wartungsvertrag regelt vier Dinge eindeutig: welche Leistungen enthalten sind (Ersatzteile, Anfahrt, Arbeitszeit, Verbrauchsmaterial), wie schnell reagiert wird, wie abgerechnet wird und was am Ende der Laufzeit passiert. Alles, was nur im Verkaufsgespräch zugesagt wurde, gehört schriftlich in den Vertrag.

Ein Wartungsvertrag sichert den Betrieb Ihrer Kopierer und Multifunktionssysteme ab. Ob er sein Geld wert ist, entscheidet sich nicht am Monatsbetrag, sondern an den Details: Was ist enthalten, was wird extra berechnet, und wie verbindlich sind die Zusagen?

Welche Vertragsmodelle gibt es?

In der Praxis begegnen Ihnen drei Grundformen. Beim Seitenpreismodell zahlen Sie je gedruckter Seite, getrennt nach Schwarzweiß und Farbe. Verbrauchsmaterial und Service sind darin meist enthalten. Beim Full-Service-Vertrag sind Wartung, Ersatzteile, Anfahrt und Arbeitszeit vollständig abgedeckt, häufig kombiniert mit einem Seitenpreis. Beim Modell mit Grundgebühr und Freivolumen ist eine bestimmte Seitenmenge in der monatlichen Gebühr enthalten, darüber hinaus wird je Seite abgerechnet.

Welches Modell passt, hängt vor allem von Ihrem tatsächlichen Druckvolumen ab. Die Zählerstände der letzten zwölf Monate sind dafür die beste Grundlage. Wie Sie daraus Ihren echten Seitenpreis berechnen, zeigt unser Beitrag Kopierkosten marktgerecht prüfen.

Welche Leistungen sollten enthalten sein?

Ersatz- und Verschleißteile
Anfahrt und Arbeitszeit des Technikers
Verbrauchsmaterial wie Toner, oder eine klare Regelung, dass es separat berechnet wird
Firmware- und Sicherheitsupdates
Fernwartung und Ferndiagnose
Automatische Zählerstandsübermittlung und Tonerversorgung, sofern das Gerät das unterstützt

Jede dieser Positionen kann im Vertrag stehen oder nicht. Entscheidend ist, dass Sie es vorher wissen. Ein günstig wirkender Vertrag, bei dem Anfahrt und Arbeitszeit einzeln berechnet werden, kann am Ende teurer sein als ein vollständiger.

Wie verbindlich ist die Reaktionszeit?

Die Reaktionszeit ist die Zeit zwischen Ihrer Störungsmeldung und dem Beginn der Bearbeitung. Sie ist nur dann etwas wert, wenn sie im Vertrag steht, mit klarer Angabe, ob Arbeitsstunden oder Kalendertage gemeint sind und ob sie für einen Einsatz vor Ort gilt oder nur für einen Rückruf. Fragen Sie auch, wo die Techniker sitzen. Eine kurze Reaktionszeit auf dem Papier hilft wenig, wenn der nächste Techniker mehrere Stunden entfernt ist.

Was wird oft separat berechnet?

Typische Positionen außerhalb des Vertrags sind Schäden durch unsachgemäße Bedienung, Papier, Umzüge des Geräts, Einsätze außerhalb der Servicezeiten sowie Installations- und Netzwerkarbeiten nach Änderungen in Ihrer IT. Lassen Sie sich diese Liste zeigen, bevor Sie unterschreiben.

Ein weiterer Punkt sind Nachbautoner. Viele Wartungsverträge schließen sie aus oder schränken die Leistung ein, weil sich Fehlerbilder und Verschleiß verändern können. Prüfen Sie, was Ihr Vertrag dazu sagt.

Was gilt bei Laufzeit und Kündigung?

Achten Sie auf die Mindestlaufzeit, die Kündigungsfrist und darauf, ob sich der Vertrag automatisch verlängert. Prüfen Sie außerdem, ob der Wartungsvertrag an einen Leasing- oder Mietvertrag gekoppelt ist und was passiert, wenn einer von beiden endet. Worauf Sie beim Leasing achten sollten, beschreibt unser Beitrag Kopierer leasen: Worauf Sie vor der Unterschrift achten sollten. Regeln Sie zudem, wie gespeicherte Daten am Ende der Nutzung gelöscht werden und ob Sie darüber eine Bestätigung erhalten.

Wie arbeitet brg?

Wir betreuen Canon Systeme mit eigenen Servicetechnikern im Raum Osnabrück und Münster. Über eMaintenance melden die Geräte Zählerstände, Tonerbedarf und Störungen automatisch, sodass Verbrauchsmaterial rechtzeitig kommt und Verschleiß früh auffällt. Mehr dazu im Beitrag Toner automatisch nachbestellen und auf unserer Seite brg Service. Welcher Vertrag passt, rechnen wir anhand Ihrer tatsächlichen Zählerstände durch, statt mit Pauschalen von der Stange zu arbeiten.

Häufige Fragen

Was kostet ein Wartungsvertrag für einen Kopierer?

Das hängt von Geräteklasse, Druckvolumen, Farbanteil und Servicelevel ab. Eine seriöse Zahl entsteht erst, wenn diese Angaben vorliegen. Pauschale Angebote ohne diese Grundlage enthalten oft Leistungen nicht, die später berechnet werden.

Ist Toner im Wartungsvertrag enthalten?

Bei Seitenpreis- und Full-Service-Modellen meist ja, bei reinen Wartungsverträgen nicht immer. Das sollte ausdrücklich im Vertrag stehen.

Kann ich einen Wartungsvertrag für ein vorhandenes Gerät abschließen?

In der Regel ja, wenn das Gerät technisch in Ordnung ist und Ersatzteile noch verfügbar sind. Vorher wird der Zustand geprüft.

Brauche ich einen Wartungsvertrag, wenn das Gerät geleast ist?

Leasing und Wartung sind meist zwei getrennte Verträge. Der Leasingvertrag regelt die Finanzierung, der Wartungsvertrag den Betrieb. Prüfen Sie, ob beide aufeinander abgestimmt sind.

Begriffe aus diesem Beitrag

Kurz erklärt in unserem Glossar: Wartungsvertrag, Verbrauchsmaterial, Kopierer, Reaktionszeit und Seitenpreis.

Quellen

Sie haben eine konkrete Situation?

Wir sehen uns Ihre Zahlen an und sagen ehrlich, was sinnvoll ist, auch wenn die Antwort lautet, dass Sie erst einmal nichts ändern sollten. Telefon 0541 122077-0, E-Mail info@brg-os.de. brg büro reform GmbH & Co. KG, Canon Business Center für Münster/Osnabrück.